Organização e manutenção da agenda da equipe comercial (Gestor Comercial, Head de Relações Estratégicas e Executivos de Venda), incluindo agendamento e confirmação de reuniões internas e com clientes.
Controle e registro de despesas de viagens e representação do departamento comercial, assegurando a conformidade com as políticas da empresa.
Elaboração e apresentação de relatórios de viagens (com detalhamento de atividades, resultados e despesas) para aprovação da diretoria.
Gestão de documentos internos do departamento comercial (contratos, relatórios, apresentações), mantendo arquivo organizado e acessível.
Elaboração de propostas comerciais padrão, com base em templates aprovados, garantindo precisão de informações técnicas e comerciais.
Acompanhamento do fluxo de aprovação de propostas, assegurando prazos e follow-up com os setores envolvidos (jurídico, técnico, diretoria).
Preparação de materiais para visitas comerciais (kits de apresentação, documentação técnica, amostras).
Emissão de ordens de serviço e comunicação com o departamento de pós-venda para garantir transição eficiente após o fechamento de vendas.
Atualização e auditoria periódica de dados no CRM (Pipedrive), garantindo integridade e confiabilidade das informações (contatos, atividades, estágios do funil).
Geração de relatórios semanais e mensais de performance comercial (KPIs de produtividade, funil de vendas, previsão de receita).
Apoio na preparação de apresentações para reuniões de diretoria e reviews mensais do departamento.
Organização logística de viagens nacionais e internacionais para a equipe comercial (passagens, hospedagem, transporte, vistos).
Coordenação da participação em feiras e eventos (inscrições, reserva de estande, envio de materiais, apoio durante o evento).
Gestão de estoque de materiais promocionais e merchandising do departamento comercial.
Triagem inicial de leads e solicitações recebidas por canais gerais (e-mail, telefone), direcionando para os profissionais adequados.
Suporte no atendimento a clientes, fornecendo informações básicas sobre prazos, status de propostas e agendamentos.
Facilitação da comunicação interna no departamento comercial e com outros setores (marketing, pós-venda, financeiro).
Sugestão e implementação de melhorias em processos administrativos do departamento comercial.
Participação ativa na elaboração e atualização de manuais e procedimentos internos.
Apoio na organização e logística de treinamentos e capacitações para a equipe comercial.
Organização e atenção a detalhes
Proatividade e autonomia
Conhecimento em ferramentas de CRM (preferencialmente Pipedrive) e Pacote Office
Boa comunicação verbal e escrita
Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtos
Experiência anterior com controle de despesas e logística de viagens